半年克服五大挑战
——深科技ERP系统实施过程

    深圳开发科技股份有限公司（以下简称深科技）是1995年经原电子工业部批准组建的、以计算机磁头产品的开发、 制造为主业的大型高科技外向型股份制企业。该公司2000年4~10月克服五大挑战成功实施了ERP系统，使公司的 管理水平上了台阶。2000年深科技总产值38亿元，创汇4亿多美元。

◎信息化无止境

    作为我国最大的计算机驱动器磁头部件生产厂家，深科技以良好的产品质量和较高的企业管理水平，在IBM、 Maxtor、WD、Seagate等跨国集团中享有较高信誉。管理现代化离不开信息化建设的支持，深科技信息化建 设工作方面，一直坚持高起点规划、持续投入与不断建设，也为公司保持较高行业竞争优势提供了重要保证。 1998年深科技自主开发了基于Lotus Domino/Note平台的电子化业务流程和无纸办公系统，以及符合硬盘磁 头产品生产特点的生产数据采集和分析系统，使企业的整体信息化水平在国内处于领先水平，1999年获广东省 “企业管理现化化成果” 一等奖。 然而企业信息化也是一个永无止境的领域。如在企业管理系统方面，自1994年以来，一直采用自主开发的MRP 系统，初步实现物料数据的输入、输出、存取，各种流转物料单据运行，采购管理，订单管理与出货，在制品 的统计与管理等功能。但由于技术和系统方案的局限，也存在不少的问题，如各种信息资料不够完备、规范； 无法提供各种图形化的分析与报告手段；物料系统与财务系统不能有效的集成等。

    随着全球电子行业客户需求越来越快、市场竞争日益激烈，作为公司主导产业的硬盘驱动行业，成为继CPU之后， 降价幅度最大的计算机硬件行业（平均每季度产品销售价格降幅都超过8个百分点）。作为硬盘驱动器的上游供 应商，深科技公司要生存发展，必须有很强的应变能力和快速的响应能力，实施一套覆盖企业各业务流程的先进 管理系统成为必然之举。正是在这种情况下，公司成立了ERP项目委员会，进行项目的筹备、论证和评审工作。经 过同类软件的严密甄选，最终选择了SAP公司的R/3系统，并聘请普华永道的顾问团帮助进行系统的实施工作，公 司为此投入200多万美元。

◎半年实施ERP

    实施ERP系统，是一项涉及到公司各业务部门的复杂而庞大的过程，其中的组织机构设计、业务流程重组、项目进 度控制等环节都是关系到公司管理的重大事项，需要按照项目管理科学和软件系统特点的要求，进行科学地规划与 管理，才能确保达到系统目标。深科技30多人的ERP项目组在公司高层的直接领导下，按照SAP产品的标准ASAP(A ccelerated SAP)实施方法，借鉴普华永道公司十多名专家丰富的系统实施经验，花费了不到半年的时间于2000年 10月5日成功地实现了ERP系统上线运行。     回顾过去，深科技的ERP系统在开发的实施过程中，主要经过了如下几个主要阶段：

4月9~23日是项目准备阶段，在这一阶段主要的工作有：确定项目的范围，制定项目章程，明确系统实施的策略和方 法，建立组织并明确各成员的职责，制定详细实施计划和规划系统实施必备的各项资源。

4月24~6月23日是蓝图设计阶段，在这一阶段里的主要完成的工作有：培训中高层管理人员的ERP系统观念和原理， 建立系统的测试和培训环境，进行当前组织机构和业务流程的整理与分析，设计并规划新的组织机构与业务流程，提 出业务流程重组的方案，针对确定的重组后的业务流程，编写业务流程定义文档。

6月24~8月24日是系统实现阶段，在这一阶段里的主要完成的工作有：关键用户及信息系统部人员专业知识培训，按 蓝图设计阶段确定的新的组织机构和业务流程定义，进行基准系统配置和测试确认，系统最终配置和测试确认，制定 数据转换策略，开发数据转换程序，开发应用系统接口程序，设计用户需要的非标准报表和界面，建立用户权限策略 和主要用户组的权限，建立文件和数据归档与备份的策略，集成测试，编写业务流程过程文档。 8月25~10月4日是最后准备阶段，在这个阶段里进行最终用户培训、初始数据收集、盘点、数据转换和系统切换。

10月5号系统正式上线运行。

◎克服五大挑战

    在实施ERP的过程中，深科技克服了来自各方面的五大挑战：

●系统范围广 ERP系统在深科技的范围第一期即涵盖了几乎全公司的所有业务，包括四个公司（磁头、香港、光通讯、电子），6个 工厂（即跨六个产品领域），而且还涉及到深港两地同步合作。一般来说，为了降低系统的难度和风险，很多单位在 实施ERP系统的时候都是分期分批地实施的，第一期不会覆盖太多的业务范围。简单的组织机构和业务流程也会大大降 低系统的难度。但深科技高层领导在高科技行业激烈竞争环境中形成了一贯的高标准、严要求的风格，着重于系统集成 的效果和全面的控制功能，决定了系统的范围广、难度大。

●实施模块多 开发第一期实施了ERP软件后勤链的6个主要模块。即物料管理模块、销售与分销模块、生产计划控制模块、固定资产管理 模块、财务会计模块和成本会计模块。

●业务流程重组 简单地将原有的业务流程搬到计算机上来实现，往往无法真正地发挥ERP软件的最大效益。而业务流程重组会面临大量的流 程设计、岗位职责制定、工作重新分工等工作，系统实施的难度和面临的挑战会呈几何倍数地增长。开发针对业务运作的 需要，痛下决心，进行了一系列的业务流程重组和改造工作。如采购管理、采购审批上对于库存物料、费用、固定资产 分别采用不同的采购流程，控制采购需求发生的源头，缩短采购流程；撤销原来的物料计划部，成立物料中心，将计划协 调、仓库、采购、进出口、装运等业务部门集成到一个组织和领导之下；按部门建立成本中心，并按产品建立利润中心， 进行费用控制和成本核算工作；原来深圳公司同香港贸易公司完成一道业务，需要12道流程，经改造后缩短到6步。

●批次管理应用难 批次管理是ERP系统具有较高应用价值和难度的功能，实施它有很高的风险，一旦应用，则在所有的物料管理和移动过 程中，都必须要应用。在深科技的ERP系统中，根据公司管理的需要，尤其是满足客户质量追踪的需要，毅然决定采 用批次管理。解决了物料的分供应商管理的需要，同时为今后物料管理中的先进先出管理、保质期管理、等级品管理 等带来了成套的思路和方案。

●控制系统同ERP系统高度集成 在公司产品生产方面，采用生产信息系统（FIS）进行生产现场控制和质量跟踪。为了最大限度地发挥系统集成的效益， 减少人力成本，在ERP系统实施中，将FIS系统同ERP系统进行了高度地集成，FIS系统的产出及时地自动传输到ERP系 统中，进行物料扣减和成品入库、成本核算。两个不同逻辑和方案的系统进行集成，素来是系统实施中的重大难点。

◎管理水平上台阶

    成功克服几大难点实施了ERP系统，是深科技信息化建设的一个里程碑，使公司的管理水平上升了一个台阶，在以下 几个方面产生了重要影响：

    提高客户满意度 ERP系统的成功实施，标志着深科技的企业管理水平又跨上了一个新的台阶，受到了广大客户的一致 好评。ERP系统上线以后，深科技的新业务蒸蒸日上，与意大利签订了出口价值十多亿元的网络电表产品、与IBM公司 和WD公司签订了价值几十亿元的磁头业务合作关系，这些都与建立在现代管理与信息化建设基础上的客户满意与客户信 任是分不开的。

    实现了物流、信息流、资金流的高度集成与互动 从销售、仓库、采购、计划、生产到财务总帐、成本核算完全集成统一 在同一个系统平台，相互影响、监督，改变了过去闭塞和信息孤岛的局面。

    培养了公司各业务环节的大财务的观念 过去一些具体的业务部门如仓库、生产、计划、销售等部门在业务运作时，没有 多少财务的观念，往往是只能孤立地看待自已的业务。ERP系统的实施，每一个业务环节的任何一个操作或物料移动，除 了要将相应的物料正确地操作外，还要正确地影响财务上的各项帐目。任何一个错误和疏忽，最终都会影响财务处理，并 被财务部门核查出来。

    为公司的进一步信息化建设提供了基础 随着各行业全球范围内竞争联盟化的日益扩大和深入，深科技有了ERP系统，就 可以进行进一步地进行诸如供应链管理（SCM）、客户关系管理（CRM）、决策支持系统（DSS）的实施，将深科技真正建 设成高度信息化的高科技企业。

    重新塑造了企业文化 ERP系统的实施提升了企业员工的素质，转变了管理人员的工作方式，提高了大家团队合作精神与协 同工作意识。学习型组织成企业文化为的一项重要内容。ERP不仅仅是实现了信息处理的自动化，而是工作环境与工作方 式的转变，信息交流与沟通的平等化，这些同样融入到现代企业文化的建设之中。